Primero, el malentendido de siempre
Es el error más caro y el más silencioso: se archivan los PDF que llegan por correo, se borran los adjuntos XML por espacio, y el día que hay que respaldar un gasto no hay con qué.
Qué hay que guardar, exactamente
-
Los XML que usted emitió
Todos, incluidos tiquetes, notas de crédito y notas de débito.
-
Los XML que recibió
Los de sus proveedores. Son los que sostienen sus gastos y su crédito de IVA.
-
Los mensajes de respuesta de Hacienda
La aceptación es la prueba de que el comprobante es válido. Sin ella, tiene un archivo sin confirmar.
-
Los mensajes de confirmación
El reglamento los declara obligatorios para el respaldo de la contabilidad en el caso de emisores-receptores electrónicos y receptores electrónicos.
-
Los comprobantes anulados
Entre los deberes está conservar los XML que respaldan los asientos incluyendo los anulados o dejados sin efecto por nota de crédito.
No basta con tenerlos: hay condiciones
Traducido a la práctica: los archivos tienen que estar completos, tienen que poderse abrir dentro de cinco años y tienen que poderse encontrar. Una carpeta con veinte mil archivos de nombre ilegible cumple lo primero y falla lo último.
Dónde guardarlos
El soporte lo elige usted. Lo que el reglamento sí exige es que las áreas donde se almacene la información cuenten con controles para evitar pérdida, destrucción, alteración, sustracción o divulgación. Dos consecuencias prácticas:
- Una sola copia no es un respaldo. Un disco que se daña se lleva cinco años de contabilidad.
- Si sus XML viven solo en la nube de un proveedor, no son suyos del todo. Cuando se cambia de sistema, o el proveedor cierra, la pregunta que importa es si puede bajarse los archivos completos.
Desde cuándo se cuentan los cinco años
El plazo se ancla en las reglas de prescripción del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, y esas reglas tienen supuestos en los que el plazo se extiende. La lectura prudente, y la que aplica casi todo el mundo, es contar desde el cierre del período fiscal al que corresponde el comprobante, no desde la fecha de la factura.
Los XML, en su computadora
Los archivos quedan en su equipo, ordenados por período y por tipo de comprobante. El día que quiera llevárselos, no tiene que pedirle permiso a nadie.
Ver Ticuenta FacturaciónSobre este artículo. La obligación de conservar está en el artículo 22 del Reglamento de Comprobantes Electrónicos, que remite al artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios; el deber de guardar también los anulados, en el artículo 6; y el valor de la representación gráfica, en el artículo 3, inciso 22.
Información verificada al 6 de septiembre de 2026. La normativa fiscal cambia: confirme la versión vigente antes de aplicarla a un caso real.
Fuentes: Reglamento de Comprobantes Electrónicos (Hacienda) Textos vigentes en Sinalevi (Procuraduría)