Esta guía va campo por campo y regla por regla, con lo que Hacienda revisa de verdad antes de aceptar un comprobante. Por eso distingue entre lo que dice la norma, lo que hace el servicio y lo que circula por ahí sin que lo diga ningún documento. Las tres cosas se confunden con frecuencia, y las tres tienen consecuencias distintas.
Qué es la versión 4.4 y desde cuándo rige
La versión 4.4 es el formato con el que se construyen hoy los comprobantes electrónicos en Costa Rica. La estableció la resolución MH-DGT-RES-0027-2024 del Ministerio de Hacienda, y sus anexos —el documento que dice, campo por campo, cómo se arma cada comprobante— se actualizaron posteriormente.
Un comprobante electrónico no es un PDF bonito: es un archivo XML con una estructura exacta, firmado digitalmente, que se transmite a Hacienda y que Hacienda contesta aceptando o rechazando. El PDF que usted le entrega al cliente es una representación de ese XML, no el documento fiscal.
Por qué un rechazo duele más de lo que parece
El anexo de la v4.4 define decenas de validaciones, y no todas tienen el mismo peso: unas son advertencias y otras muchas terminan en «se rechazará el comprobante». Esa diferencia importa por un motivo muy concreto:
De ahí sale la regla práctica más importante de todo esto: lo que se pueda validar antes de transmitir, se valida antes de transmitir. Un programa que le deja emitir y se entera de que estaba mal cuando Hacienda contesta le está gastando números.
Qué cambió respecto de la versión 4.3
Es la pregunta que más se hace quien ya facturaba, y la que peor contestada está por ahí. El control histórico del anexo lo dice sin adornos: la 4.4 rige desde el 1.º de setiembre de 2025 y desde esa fecha queda derogada la 4.3.
Lo demás son cambios de estructura. Estos son los que de verdad cambian el trabajo:
| Qué cambió | Por qué le importa |
|---|---|
| El medio de pago se mudó de sitio | Dejó de vivir en la cabecera y pasó al resumen del comprobante. Un programa que no se actualizó lo sigue poniendo donde estaba. |
| El plazo de crédito ahora es un número | Pasó a ser un entero de cinco posiciones y se expresa en días. Antes admitía texto libre, y por ahí entraba de todo. |
| Tres condiciones de venta nuevas | Venta de bienes usados a no contribuyente, arrendamiento operativo y arrendamiento financiero. Antes había que forzarlas dentro de «otros». |
| El código 11 se reescribió | Ahora es «pago de venta a crédito en IVA hasta 90 días», con el artículo 27 de la Ley del IVA detrás. |
| La identificación del receptor, obligatoria al exportar | En la factura de exportación dejó de ser opcional. Y el campo creció a veinte caracteres. |
| «Extranjero no domiciliado» quedó acotado | Ese tipo de identificación solo se admite en la factura electrónica de compra, y obliga a acompañarla con un documento de referencia de código 16. |
| El código de producto, obligatorio en las notas | Las notas de crédito y de débito también lo llevan ahora, con sus excepciones. Es causa de rechazo frecuente al migrar. |
| Partida arancelaria al exportar mercancías | Si el CABYS es de mercancía, en la factura de exportación la partida es obligatoria. |
Lo que se ajustó en abril de 2026
El anexo no se congeló al entrar en vigor: tiene una bitácora de ajustes, y la última es del 22 de abril de 2026. De ahí sale un cambio que casi nadie ha contado y que rompe programas en silencio:
En la misma bitácora entraron otras tres cosas menores: una excepción en el campo de teléfono para números especiales como el 911, más detalle en el campo de IVA devuelto, y códigos nuevos en las notas de documentos de referencia.
Los siete tipos de comprobante, uno por uno
La v4.4 define siete comprobantes distintos, y cada uno cubre una situación que los demás no cubren. Muchos facturadores del mercado emiten solo los dos primeros; si usted tiene operaciones de las otras cinco clases, con eso no le alcanza.
1 · Factura electrónica
La venta a un cliente identificado con su cédula. Es el comprobante que respalda el gasto y el crédito fiscal de quien la recibe.
2 · Tiquete electrónico
La venta al consumidor final que no pide factura. Un tiquete no respalda crédito fiscal de quien compra: si su cliente lo necesita para su contabilidad, hay que emitirle factura.
3 · Nota de crédito
Anula o rebaja un comprobante ya emitido: una devolución, un descuento posterior, un error. No se «borra» una factura electrónica; se emite una nota de crédito que la corrige.
4 · Nota de débito
Lo contrario: aumenta el importe de un comprobante ya emitido, cuando se facturó de menos.
5 · Factura electrónica de compra
La emite el comprador, no el vendedor. Sirve para los casos en que el proveedor no puede emitir un comprobante electrónico costarricense, típicamente porque está en el exterior, o porque no es contribuyente inscrito. Lleva asociada la inversión del sujeto pasivo: el impuesto lo declara quien compra.
Es el comprobante que necesita quien paga comisiones a Airbnb, a Booking o a cualquier plataforma extranjera. Cómo se aplica al alquiler por temporada.
6 · Factura electrónica de exportación
La venta al exterior, con su moneda y su tipo de cambio. Se declara aparte de la venta local, y una nota de crédito sobre una exportación cuenta como exportación, no como venta local.
7 · Recibo electrónico de pago
El comprobante del cobro de una factura a crédito. Es, con diferencia, el más ignorado de los siete y el que más daño hace cuando falta: es el que determina en qué mes se declara el IVA de una venta a crédito.
Por qué el recibo electrónico de pago cambia su declaración.
La clave de 50 dígitos y el consecutivo
Cada comprobante electrónico se identifica con una clave numérica de 50 dígitos que se construye a partir del país, la fecha, la cédula del emisor, el consecutivo, la situación y un código de seguridad. No es un número que asigne el programa a su gusto: se arma con una regla, y esa clave identifica el comprobante de forma única en todo el país.
Esto tiene una consecuencia práctica que vale la pena exigirle a cualquier programa que contrate: el identificador de un comprobante debe ser su clave, no un número interno. Un programa que inventa sus propios identificadores es un programa del que cuesta salir, y del que cuesta cruzar datos con la contabilidad.
El consecutivo es la otra pieza. Es correlativo y no puede saltarse ni repetirse. Por eso, al cambiar de programa de facturación, lo primero que hay que resolver es continuar la numeración donde la dejó el anterior.
Qué lleva dentro la clave
La clave no es un identificador opaco: es un dato compuesto, y por eso se puede leer sin consultarle nada a nadie.
| Posiciones | Qué es |
|---|---|
| 1 – 3 | Código de país. Costa Rica es el 506 |
| 4 – 9 | Día, mes y año de emisión |
| 10 – 21 | Identificación del emisor, rellena con ceros a la izquierda |
| 22 – 41 | El consecutivo: sucursal, terminal, tipo de comprobante y correlativo |
| 42 | Situación: normal, contingencia o sin internet |
| 43 – 50 | Código de seguridad, que genera quien emite |
Si tiene una clave delante y quiere saber de qué comprobante es, el lector de claves la desglosa y le dice además quién la emitió.
La fecha de emisión tiene tres reglas, no una
Parece el campo más inocente del comprobante y es de los que más rechazos provoca, porque casi todo el mundo conoce solo la primera de sus reglas. El anexo pide las tres a la vez:
- Ni posterior ni anterior a la generación. No se trata solo de que no sea futura: tampoco puede ser pasada. Facturar el lunes algo que se entregó el viernes lleva la fecha del lunes.
- Una fecha anterior solo cabe en un caso. El anexo la admite únicamente en los comprobantes emitidos sin internet, que es una de las tres situaciones posibles.
- Tiene que coincidir con la fecha que va dentro de la clave. Esta es la que se escapa. La clave lleva el día, el mes y el año en sus posiciones 4 a 9; si el comprobante se arma cerca de la medianoche, o si el programa toma una hora en un huso y la otra en otro, los dos datos se separan por un día y Hacienda lo rechaza.
Normal, contingencia y sin internet
La posición 42 de la clave dice en qué situación se emitió el comprobante, y no es un detalle administrativo: decide qué fechas se admiten y qué se espera de usted después.
| Situación | Cuándo | Qué implica |
|---|---|---|
| 1 · Normal | Lo habitual: hay conexión y Hacienda contesta | La fecha de emisión es la de hoy |
| 2 · Contingencia | Hay internet, pero el servicio de Hacienda no responde | Se emite igual y se transmite cuando el servicio vuelva |
| 3 · Sin internet | No hay conexión desde su lado | Es la única que admite una fecha de emisión anterior a la validación |
La consecuencia práctica: si su facturador se cae y usted sigue vendiendo, el comprobante no se queda sin emitir. Lo que no se puede es emitirlo después con fecha de ayer marcándolo como normal, porque esa combinación el anexo no la admite.
La condición de venta, y por qué rechaza tanto
Es un campo de dos dígitos que casi nadie mira, y el anexo le pone reglas cruzadas: hay códigos que solo valen en un tipo de comprobante, y hay códigos que arrastran otro campo obligatorio. Estas son las cuatro que más rechazos provocan.
- El recibo electrónico de pago solo admite dos. Los códigos 09 —pago de servicios prestados al Estado— y 11 —pago de venta a crédito en IVA hasta 90 días—. Y son los únicos que ese comprobante acepta: cualquier otro es rechazo.
- La mercancía no nacionalizada, solo en factura. El código 12 no vale en un tiquete ni en una nota. Usarlo fuera de la factura electrónica rechaza el comprobante.
- El crédito arrastra el plazo. Si la condición es 02 —crédito— o 10 —venta a crédito en IVA hasta 90 días—, el plazo pasa a ser obligatorio, en días y mayor que cero. Desde la 4.4 es un número entero, no un texto: «30 días» ya no se escribe, se escribe 30.
- «Otros» obliga a explicarse. El código 99 exige rellenar el detalle con un mínimo de cinco caracteres. Dejarlo vacío, o poner «n/a», rechaza.
Ese código 10 merece una parada, porque es plata: la venta a crédito en IVA hasta 90 días es la que permite declarar el IVA cuando cobra y no cuando factura, y se apoya en el artículo 27 de la Ley del IVA. Es la razón por la que el recibo electrónico de pago existe.
Qué necesita para empezar a emitir
Se generan en ovitribucr.hacienda.go.cr, en la sección Tico Factura. El portal ATV fue sustituido por TRIBU-CR en octubre de 2025, así que las instrucciones que encuentre en internet apuntando al ATV están desactualizadas.
Y hay un detalle que sorprende a mucha gente: las credenciales y la llave son distintas en el ambiente de pruebas y en producción. No es una casilla que se marca: son dos juegos de credenciales diferentes. Un programa serio comprueba que la llave que usted cargó corresponda al ambiente en el que está trabajando.
Cómo obtener la llave y las credenciales, paso a paso.
De Ticuenta: la clave y el consecutivo son las dos primeras cosas que se rompen al hacerlo a mano. Ticuenta Facturación las arma según la regla del anexo, no las teclea nadie. Ver Ticuenta Facturación
Qué pasa después de pulsar «emitir»
Su programa firma el XML y lo manda. A partir de ahí el comprobante pasa por cinco estados posibles, y solo tres son definitivos:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Recibido | Llegó. Todavía no se ha revisado |
| Procesando | Se está validando. Hay que volver a preguntar |
| Aceptado | Definitivo. Esta es la respuesta que hay que conservar |
| Rechazado | Definitivo. El número se gastó |
| Error | Definitivo, y el que peor se lleva: no está en la guía de Hacienda, pero sí en su servicio |
Ese último explica un síntoma que mucha gente conoce: un comprobante que se queda «enviado» para siempre. Un programa que solo contempla los cuatro estados de la guía se queda esperando una respuesta que ya llegó.
Por qué a veces sale «error desconocido»
Aquí conviene ser honesto sobre algo que nadie cuenta: la documentación oficial y el servicio real de Hacienda no dicen exactamente lo mismo. Son diferencias pequeñas, y cada una se paga con un error que al usuario le llega sin explicación:
- La documentación dice que un envío correcto responde con un código y el servicio a veces responde con otro. Un programa que solo espera el documentado da por fallido un envío que salió bien, y usted acaba con el comprobante duplicado o sin emitir.
- Cuando Hacienda rechaza por formato, el motivo no viaja donde uno lo busca: va en una cabecera de la respuesta, no en su cuerpo. Un programa que solo lee el cuerpo le enseña «error 400» y punto. Ahí nace el «error desconocido» que no dice nada.
- Los campos de la consulta de estado se escriben de dos maneras distintas según qué parte de la documentación mire, y hay que admitir las dos.
No es una crítica a Hacienda: son servicios grandes que evolucionan más rápido que sus manuales. Pero explica por qué dos programas ante el mismo rechazo le dicen cosas distintas, y por qué vale la pena preguntar si el suyo se construyó contra el servicio real o solo contra el PDF.
Recibir no es opcional: el mensaje de receptor
Emitir es la mitad del trabajo. La otra mitad es contestar los comprobantes que le emiten a usted sus proveedores, con lo que se llama un mensaje de receptor: aceptación, rechazo o aceptación parcial.
«Todos aquellos comprobantes electrónicos y documentos asociados emitidos por el emisor-receptor electrónico deben contar con el respectivo mensaje de aceptación como respaldo de la validación, pues de lo contrario no podrán ser utilizados como respaldo de créditos fiscales ni como gastos deducibles, ni incidir en las declaraciones tributarias autoliquidativas.»
Reglamento de Comprobantes Electrónicos, artículo 21Léalo despacio, porque dice más de lo que parece: una compra sin mensaje de aceptación no le sirve. Ni para el crédito de IVA, ni como gasto deducible de renta. Aunque la haya pagado, aunque tenga el XML guardado.
Aceptar, rechazar o aceptar parcialmente: cuál corresponde.
Seis errores que terminan en rechazo
Estos no son errores teóricos: son de los que se cometen todos los días y de los que gastan consecutivos.
1 · El CABYS no concuerda con la tarifa de IVA
Hacienda cruza las dos cosas. Poner un IVA del 13 % a un código de canasta básica es un rechazo. Si el catálogo dice otra tarifa, hay un motivo: compruébelo antes de forzarla. Qué es el CABYS.
2 · El código CABYS no existe en el catálogo vigente
«Se verificará que el código sea válido en el catálogo vigente publicado en el sitio web del BCCR […] Caso contrario se rechazará el comprobante.»
Anexos y estructuras v4.4, campo «Código de Producto/Servicio»El catálogo cambia. Un código que valía hace dos años puede no valer hoy. Por eso conviene que el programa lo compruebe cuando usted da de alta el producto, que es cuando hay tiempo de arreglarlo, y no en el momento de facturar.
3 · Usar en una factura una tarifa reservada a las notas
Hay códigos de tarifa que el anexo reserva a las notas de crédito y de débito. Usarlos en una factura o un tiquete es un rechazo directo.
4 · Una fecha de emisión que la norma no admite
Tampoco puede ser anterior, salvo en los comprobantes sin internet. Y tiene que coincidir con la fecha que va dentro de la clave, que es donde se cuela el error de verdad: cerca de la medianoche, o con el programa tomando la hora de otro huso horario, los dos datos se separan por un día. Las tres reglas, arriba.
5 · Anular algo que Hacienda ya rechazó
Un comprobante rechazado no se anula: no llegó a existir a efectos fiscales. Emitir una nota de crédito sobre él es un error conceptual que además rebota.
6 · Emitir cantidades o importes fuera de rango
Cantidades negativas, precios negativos, importes que se salen del tamaño del campo. Una pantalla que no valida nada antes de pulsar deja pasar cosas que el ojo no ve: una cantidad de −3 y un precio de −5.000 dan un total positivo perfectamente normal.
Qué hay que conservar, y por cuánto tiempo
Cinco años, según el artículo 22 del reglamento, y tanto los comprobantes emitidos como los recibidos, junto con sus documentos asociados.
Lo que hay que conservar es el XML con la respuesta firmada de Hacienda, no el PDF. El PDF es la representación; el XML es el documento. Si un programa solo le deja descargar PDF, no le está permitiendo cumplir.
Cómo elegir un programa de facturación electrónica
Con todo lo anterior, las preguntas útiles que hacerle a cualquier proveedor son estas:
- ¿Emite los siete tipos? En especial el recibo electrónico de pago y la factura de compra.
- ¿Recibe y contesta compras? ¿Le avisa antes de que se le pase el plazo?
- ¿Valida el CABYS contra el catálogo? ¿Cuándo: al dar de alta el producto, o al facturar?
- ¿Tiene ambiente de pruebas? ¿Se ve en pantalla en cuál está trabajando?
- ¿Me puedo llevar mis datos? XML con la respuesta de Hacienda, no solo PDF.
- ¿Continúa mi numeración? Si viene de otro programa, esto no es negociable.
¿Su facturador actual emite los siete?
Cuéntenos qué tipo de operaciones tiene —ventas a crédito, exportación, compras que contestar, alquiler por temporada— y le decimos qué le está faltando. Aunque no contrate nada.
EscribirnosInformación verificada al 6 de septiembre de 2026. La normativa fiscal cambia: confirme la versión vigente antes de aplicarla a un caso real.
Fuentes: Reglamento de Comprobantes Electrónicos (Hacienda) Anexos y estructuras v4.4 (Hacienda) Ministerio de Hacienda Textos vigentes en Sinalevi (Procuraduría)
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