Las cuatro condiciones de fondo
«Necesario» es la que más se pierde en discusión. No significa útil ni conveniente: significa que sin ese gasto no se genera la renta gravada. Una liberalidad, algo que se hizo porque se quiso, no pasa esa prueba por más factura que tenga.
Los requisitos formales, donde se cae el gasto sin ruido
Los demás requisitos formales:
- El comprobante debe estar a nombre del contribuyente y con fecha del período
- Para servicios del exterior, la factura electrónica de compra. Cómo funciona
- Hay que haber hecho las retenciones que correspondan. Sin retención, no hay deducción
- Y el gasto debe estar causado en el período y registrado contablemente
De Ticuenta: el gasto que no cumple estos requisitos es mejor tenerlo aparte desde el asiento, no buscarlo en marzo. En Ticuenta Contabilidad puede abrirle su propia cuenta y verlo separado en el estado de resultados. Ver Ticuenta Contabilidad
Los límites numéricos que hay que recordar
| Gasto | Condición o límite |
|---|---|
| Sueldos y salarios | Solo los sometidos a la CCSS y con la retención del impuesto al salario hecha |
| Aguinaldo | Hasta una doceava parte de los salarios anuales |
| Donaciones | A entidades autorizadas, y hasta el 10 % del ingreso bruto |
| Pagos a casa matriz | Con retención, y hasta el 10 % de las ventas brutas |
| Indemnizaciones y prestaciones | Hasta el triple del mínimo del Código de Trabajo |
| Honorarios de profesional independiente | Gastos reales, o una deducción única del 25 % de los ingresos brutos sin prueba |
| Gastos de organización | Todo en el período, o amortizados en cinco |
| Deudas incobrables | Del giro habitual y con gestiones de cobro judicial, o si pasaron más de 24 meses sin abono |
| Activos de bajo costo | Si el costo unitario no supera el 25 % de un salario base, va todo a gasto del período |
Los viáticos ya no tienen tope del 1 %
Es un dato que sigue circulando mal en material contable viejo. Que no haya tope no significa barra libre: sigue habiendo que justificar que el gasto era necesario y proporcional.
Las provisiones no se deducen hasta que se pagan
Contablemente usted provisiona todos los meses —y hace bien, porque el gasto se devenga—. Fiscalmente, ese gasto entra cuando sale la plata. La ley exige registrar los gastos causados y no pagados en una cuenta especial e imputarlos al momento del pago.
Esa diferencia es justamente la que genera el impuesto diferido en las normas contables. No es un error: es la conciliación entre dos formas de medir lo mismo.
Los intereses tienen su propio límite
Los intereses no bancarios están limitados: los intereses netos deducibles no pueden superar el 20 % de la utilidad antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones. El exceso no se pierde: se arrastra a períodos siguientes.
Quedan fuera de ese límite los intereses bancarios de entidades supervisadas, los del Sistema de Banca para el Desarrollo, las comisiones de formalización, el diferencial cambiario y la infraestructura pública.
Y hay una exclusión tajante: no son deducibles los intereses pagados a los socios de una sociedad de responsabilidad limitada, fiscalmente son dividendos.
Si tiene rentas gravadas y exentas
Entonces solo se deduce la proporción correspondiente a las gravadas. Si no se justifica otra cosa, el porcentaje deducible es rentas gravadas ÷ rentas totales.
Es la misma lógica que la proporcionalidad del IVA, pero en renta.
Y una facultad que vale la pena conocer
Tributación puede rechazar total o parcialmente ciertos gastos si los juzga excesivos, improcedentes o no indispensables, sin que la ley fije parámetros numéricos. Y la sanción por declarar como deducible un gasto que no lo era puede llegar al 150 %.
Por eso la regla práctica no es «deduzca todo lo que pueda»: es deduzca lo que pueda sostener.
La deducibilidad, decidida una vez y aplicada a todo el año
Abra una cuenta aparte para lo que después no será deducible, y el estado de resultados se los enseña separados desde el primer asiento. En marzo no hay nada que buscar.
Ver Ticuenta ContabilidadSobre este artículo. Los requisitos y los límites salen del artículo 8 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y del artículo 17 de su reglamento; la limitación de intereses, del artículo 9 bis; la inconstitucionalidad del tope de viáticos, de la resolución 2003-02349 de la Sala Constitucional; y el criterio sobre provisiones, de jurisprudencia del Tribunal Fiscal Administrativo. No es asesoría fiscal: la deducibilidad tiene zonas grises y las decide su contador.
Información verificada al 6 de septiembre de 2026. La normativa fiscal cambia: confirme la versión vigente antes de aplicarla a un caso real.
Fuentes: Textos vigentes en Sinalevi (Procuraduría)