El asiento de la planilla, línea por línea

La regla que ordena todo: al gasto van el salario bruto, las cargas patronales y las provisiones. Las cargas obreras, el impuesto al salario y las otras retenciones no son gasto: ya están dentro del bruto y salen del neto.

El asiento, con números

Un mes con ₡1.800.000 de salarios brutos, cargas patronales de ₡480.060, cargas obreras de ₡192.060, ₡18.200 de impuesto al salario retenido y ₡45.000 de pensión alimentaria:

La planilla del mes

Cuenta	Debe	Haber
Sueldos y salarios	1.800.000	—
Cargas sociales patronales	480.060	—
Provisión vacaciones (4,16 %)	74.880	—
Provisión aguinaldo (8,33 %)	149.940	—
CCSS por pagar	—	672.120
Impuesto retenido sobre salarios por pagar	—	18.200
Otras retenciones sobre salarios por pagar	—	45.000
Salarios por pagar (neto)	—	1.544.740
Provisión vacaciones por pagar	—	74.880
Provisión aguinaldo por pagar	—	149.940

Fíjese en «CCSS por pagar»: son ₡672.120, no ₡480.060. En esa cuenta se juntan las cargas patronales (gasto de la empresa) y las obreras (que se le descontaron al trabajador). Las dos se le giran a la Caja en el mismo pago, pero solo una de las dos pasó por el estado de resultados.

Cómo se llega al neto

₡1.800.000BrutoLo devengado

− ₡255.260DeduccionesObreras, impuesto, otras

₡1.544.740NetoLo que recibe

El gasto de la empresa no es el neto: es el bruto más lo patronal más las provisiones.

Las tres provisiones, y por qué una va en cero

Provisión	% habitual sobre el bruto	Cómo se descarga
Vacaciones	4,16 %	Cuando el empleado toma vacaciones
Aguinaldo	8,33 %	Con el pago de diciembre
Cesantía	0 %	En la liquidación, si la hay

La cesantía en cero es una decisión contable, no un olvido. Vacaciones y aguinaldo son pasivos ciertos: se van a pagar sí o sí. La cesantía es contingente, solo se paga si hay despido sin justa causa, así que provisionarla todos los meses sobreestima el pasivo. Déjela en cero salvo que su política contable diga lo contrario.

Cuando sí se provisiona, ojo con dónde cae: la provisión de cesantía es un pasivo no corriente. No se espera liquidarla dentro del año, y ponerla entre los pasivos corrientes empeora sin motivo la lectura de la liquidez.

Vacaciones tomadas: no son gasto nuevo

El salario de los días de vacaciones ya se llevó a gasto mes a mes, dentro de la provisión. Cuando el empleado las toma, ese monto baja la provisión acumulada: se debita el pasivo, no se vuelve a cargar a sueldos.

Lo que no cambia es el bruto: la CCSS y el impuesto al salario se siguen calculando sobre el total devengado, vacaciones incluidas.

El adelanto de quincena tampoco es gasto

Es una cuenta por cobrar al empleado. Se registra contra «Anticipos de salario a empleados» y se descuenta del neto cuando llega la planilla del mes. Cargarlo directo a sueldos duplica el gasto.

Y las multas y recargos de la CCSS van aparte, y no son deducibles. Se pagan junto con la factura de la Caja, pero conviene tenerlas en su propia cuenta: al cerrar el año hay que sumarlas de vuelta en la conciliación fiscal.

El devengo es mensual aunque se pague quincenal

Se pague semanal, quincenal o mensual, el devengo y las cargas sociales son mensuales. Lo que se hace por partes es el pago, que se registra aparte y admite abonos.

De Ticuenta

Un asiento de planilla que cuadra solo

Traiga la factura de la CCSS, o el archivo de SICERE, y el asiento sale completo: las provisiones calculadas y el neto desglosado antes de guardar.

Ver Ticuenta Contabilidad

Sobre este artículo. Los montos del ejemplo son ilustrativos. Las tarifas de la CCSS varían por empresa —régimen PYME, jornadas parciales—, así que el asiento debe armarse con los montos de la factura real de la Caja, no aplicando porcentajes de memoria.

Información verificada al 6 de septiembre de 2026. La normativa fiscal cambia: confirme la versión vigente antes de aplicarla a un caso real.

Fuentes: Caja Costarricense de Seguro Social

El asiento de la planilla: qué es gasto y qué es solo retención